Küresel ekiplerin yalnızca e-postaya güvenerek çalıştıkları günler geride kaldı. Uluslararası yönetim kurulu toplantılarından, taban düzeyindeki kâr amacı gütmeyen kuruluşların tartışmalarına kadar çok dilli toplantılar, dünya çapında iş dünyasında gerçek ilerlemenin temelini oluşturuyor. Ancak, en iyi tercümanlarla bile çalışsanız, kötü planlama her şeyi hızla mahvedebilir.

Bir kelimenin yanlış anlaşılması veya kavramın eksik aktarılmasıyla, tüm sonuç değişebilir. Örneğin, riskli bir toplantıyı düşünün: Yanlış bir yorumlama, anlaşmaları, güveni hatta güvenliği tehlikeye atabilir. Bu riskler gerçektir.

Bu yazıda, deneyimli tercümanları bile sabote edebilecek küçük ama pahalı hatalar ele alınacaktır. İster kâr amacı gütmeyen bir kuruluşta çalışıyor olun, ister kurumsal ekipler yönetiyor olun, her sesin duyulması ve yatırımınızın karşılığını alması için nelere dikkat etmeniz gerektiğini öğrenebilirsiniz.

Çok Dilli Bir Toplantının Başarısını Ne Belirler?

Çok dilli bir toplantının başarılı olmasını sağlayan ya da başarısızlığa uğramasına neden olan şey, dört temel unsura dayanır: planlama, teknoloji, insanlar ve hazırlık. Bu unsurlardan herhangi birinin eksikliği, karışıklık ya da hayal kırıklığı riskini beraberinde getirir.

• Planlama: Net hedefler ve sağlam bir organizasyon temel oluşturur. Beklentiler ve lojistik önceden belirlenmişse, tercümanlar ve katılımcılar neyle karşılaşacaklarını ve nasıl hazırlanacaklarını bilir.
• Teknoloji: Ses ve görüntü ekipmanları kritik bir rol oynar. Mikrofonların cızırdaması ya da platformlardaki gecikmeler, çeviriyi neredeyse imkânsız hale getirebilir. Kullanılan teknolojiler, her dilde net ve kesintisiz iletişimi desteklemelidir.
• İnsanlar: En iyi tercümanlar, yalnızca dil becerileriyle değil, aynı zamanda toplantının konusu, sektörü ve hedef kitlesiyle uyumlu uzmanlıklarıyla öne çıkar. Uzmanlık bilgisi ve kültürel farkındalık, dil yetkinliğinin ötesinde gerekliliklerdir.
• Hazırlık: Tercümanlar, önceden bilgilendirildiklerinde en iyi performanslarını sergiler. İlgili belgeleri paylaşmak, toplantının tonunu netleştirmek ve önemli noktalar ya da teknik terimleri önceden açıklamak büyük fark yaratır.

Bu dört unsuru doğru şekilde yerine getirdiğinizde, toplantınız yeni fırsatların kapısını aralar. Ancak bunlardan birinde yapılacak bir hata, en yetkin dil uzmanının bile başarısız olmasına yol açabilir.

Çok Dilli Toplantılara Zarar Veren Beş Yaygın Tercüme Hatası

• Kötü Ses Ekipmanı veya Zayıf Bağlantı Kullanımı

Ses, tercümenin can damarıdır. Ses kalitesi düştüğünde, kelimeler sadece gürültüye dönüşür. Kaçırılan cümleler, sık kesintiler ve bozuk konuşmalar hem tercümanları hem de katılımcıları rahatsız eder, katılımı düşürür. Hibrit veya uzaktan toplantılarda bu sorunlar daha da belirgin hale gelir. Güvenilir kulaklık, mikrofon ve platformlar olmadan tercümanlar görevlerini sağlıklı bir şekilde yerine getiremez.

Teknik için en iyi uygulamalar:

• Konuşmacılar ve tercümanlar için gürültü önleyici kulaklıklar ve profesyonel mikrofonlar kullanın.
• Her toplantı öncesinde teknik ekipmanınızı test edin; şansa bırakmayın.
• Özellikle uzaktan oturumlar için güçlü ve stabil internet bağlantısı sağlayın.
• Canlı teknik sorunlara müdahale edebilmek için anlık BT (bilgi teknolojileri) desteği bulundurun.

Çıtırdayan bir mikrofon veya geciken bir ses, yalnızca rahatsız edici değil; tüm çok dilli toplantının başarısını tehlikeye atabilir.

• Gündem ve Materyallerin Önceden Açık Şekilde Paylaşılmaması

Tercümanlar bilinmeyene hazırlanamaz. Toplantılarda net bir gündem veya yeterli belge sunulmadığında, tercümanlar bir sonraki adımı tahmin etmek zorunda kalır. Bu durum kafa karışıklığına, önemli detayların atlanmasına ve gereksiz duraklamalara neden olur. Hazırlıksız kalan tercümanlar; önemli terimleri, sektör jargonunu ya da kişi adlarını kaçırabilir.

Hazırlık için ipuçları:

• Gündem, sunum slaytları ve referans materyalleri toplantıdan çok önce paylaşın.
• Önemli konuşmacıları, konuları ve öne çıkacak tartışma başlıklarını özellikle belirtin.
• Teknik terimleri veya kültürel açıdan hassas olabilecek içerikleri önceden işaretleyin.

Hazırlıklı tercümanlar, sadece kelime çevirisi yapmaz; mesajın netliğini ve anlam bütünlüğünü sağlar.

• Tercüman Brifinglerini ve Bağlamı Atlamak

Bağlam, tercümenin temelidir. Toplantı öncesinde brifing yapılmazsa, tercümanlar toplantının amacı, hedef kitlesi veya kullanılması gereken uygun üslup hakkında bilgi sahibi olamaz. Sektöre özgü terimler, kurum kültürü ya da mizahi ifadeler gözden kaçabilir ve bu da yanlış anlamalara hatta kırgınlıklara yol açabilir.

Etkili brifing için adımlar:

• Toplantının amacı, hedef kitlesi, kullanılacak dilin tonu ve önemli terminoloji hakkında konuşmak için 15–30 dakikalık bir oturum planlayın.
• Tercümanlara arka plan bilgileri, kısaltmalar ve tercih edilen çeviri biçimleri hakkında bilgi verin.
• Anlamı etkileyebilecek hassas konular veya dilsel nüanslar konusunda önceden bilgilendirme yapın.

Kısa ama odaklı bir brifing, tercümanlara yalnızca kelimeleri değil, mesajın tam anlamını da doğru şekilde aktarma gücü kazandırır.

• Konuya veya Dinleyici Kitlesine Uygun Olmayan Tercüman Seçimi

Her tercüman her konu için uygun değildir. Örneğin, bir hukuk tercümanı tıbbi bir toplantıda teknik terimleri kaçırabilir. Akıcı konuşan biri, bölgesel lehçeler veya sektör jargonuyla zorlanabilir. Uygun olmayan bir tercüman, katılımcıların kafasını karıştırabilir ve önemli detayların atlanmasına neden olabilir.

Doğru tercümanı seçmek için öneriler:

• Tercümanların uzmanlık alanlarını toplantının içeriğiyle eşleştirin (örneğin; iş, sağlık, hukuk, finans).
• Sadece dil yeterliliğini değil, lehçe hâkimiyetini de sorgulayın.
• Özellikle hassas veya karmaşık konular varsa, kültürel farkındalık ve profesyonellik düzeyini değerlendirin.

Doğru tercüman sadece dili konuşmaz; her seviyeden dinleyiciyle etkili bir bağ kurar.

• Toplantı Süresini ve Tercümanın Yorgunluğunu Hafife Almak

Tercüme yapmak zihinsel olarak son derece yorucu bir iştir. Süresi uzayan veya planlanandan çok daha uzun süren toplantılar, tercümanların enerji seviyesini düşürür ve hata riskini artırır. Yorgunluk, konsantrasyon kaybına neden olur; bu da bazı bölümlerin atlanmasına, konuşmanın yavaşlamasına ya da küçük ama sonuçları ciddi olabilecek hatalara yol açabilir.

En iyi uygulamalar:

• Uzun sürecek toplantılarda her 60–90 dakikada bir düzenli mola verin.
• Bir saati aşan oturumlarda — özellikle simultane çeviride — tercüman rotasyonu uygulayın.
• Planlanan süreye sadık kalın ve mümkün olduğunca son dakika uzatmalarından kaçının.

İyi dinlenmiş tercümanlar, iletişimi her katılımcı için canlı, doğru ve etkileyici tutar.

Sonuç

Çok dilli toplantılarda farkı yaratan, çoğu zaman küçük gibi görünen ayrıntılardır. Ekipmandan tasarruf etmek, gündemi paylaşmamak ya da yanlış tercümana görev vermek; tüm yatırımınızı boşa çıkarabilir. Tercümanları yalnızca bir araç değil, toplantının aktif ortakları olarak görün ve süreci onlarla planlayın.

Başarılı bir toplantı için yalnızca tercümeye değil; teknolojiye, hazırlığa, doğru kişi seçimine ve etkili iletişime de yatırım yapmalısınız. Her toplantınızı bu sağlam temeller üzerine kurarsanız, dil ne olursa olsun herkesin sesi duyulur.

Odadaki herkesin gerçekten bilgilendirilmiş ve katılımcı bir şekilde ayrılmasını istiyorsanız, tercümanları en başından itibaren başarıya hazırlayın. Bir sonraki toplantınızdan önce bu beş maddeyi yeniden gözden geçirin, farkı katılımda, netlikte ve sonuçlarda açıkça göreceksiniz.